Dir wachsen deine Aufgaben und Termine über den Kopf? Du hast zu viele Punkte auf der To-do-Liste und bekommst diese nicht abgearbeitet? Du schlägst dich mit organisatorischen und zeitaufwändigen Tätigkeiten rum und hast das Gefühl, nicht vorwärtszukommen?
Vielleicht ist es endlich an der Zeit für dich, darüber nachzudenken, welche Aufgaben du delegieren und outsourcen kannst, um wieder mehr Zeit zu haben, den Fokus auf dein Kerngeschäft zu richten und deinen Alltag effizienter zu gestalten. Eine virtuelle Assistentin zu beauftragen kann sowohl für Klein- als auch Großunternehmen, Start-ups oder auch für Privatpersonen sinnvoll sein.
Erstmal zur Begriffserklärung: was ist eine virtuelle Assistenz und was macht sie überhaupt?
(An die Männerwelt: nicht beleidigt sein, ich verzichte hier auf die Gendersprache und fokussiere mich auf das weibliche Geschlecht.)
Eine virtuelle (persönliche) Assistentin (VA oder VPA) unterstützt ihre Kunden auf digitalem Wege und übernimmt remote alle Aufgaben, die vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken, viel Zeit kosten und / oder nicht selbst ausgeführt werden können und müssen.
Nun, wie kann dir eine VA helfen und welche Vorteile hat sie für dich als Unternehmer oder Start-up?
1) Zeitgewinnung / Work-Life-Balance durch eine virtuelle Assistenz
Wenn du bestimmte Aufgaben an deine VA auslagerst, profitierst du von der neu gewonnenen freien Zeit. Endlich kannst du dich den Dingen widmen, die deine absolute Aufmerksamkeit und dein volles Engagement benötigen. Du kennst die zusätzliche Zeit, die dir zur Verfügung steht, nutzen, um dein Unternehmen und all deine Vorhaben und Projekte voranzubringen. Ebenso wirst du mehr Zeit für dich und deine Familie haben. Du kannst wieder mehr deinen Hobbys und privaten Interessen nachgehen und dein Leben außerhalb des Unternehmens genießen.
2) Vermeidung von Stress und Überforderung
Zugegeben, es fällt vielen Menschen schwer, Arbeit und Aufgaben abzugeben, vor allem, wenn man dazu neigt, über alles die Kontrolle haben zu wollen. Ein anderer Gedanke kann auch sein: Bevor ich das jemanden erkläre, mach ich das „schnell“ selber. Das kann „mal“ funktionieren, auf Dauer führt aber diese Denkweise zu Stress und Überforderung, wenn man zu viele Aufgaben auf der To-do-Liste hat. Die Folgen sind permanenter Druck und Chaos. Eine virtuelle Assistentin kann dich dabei unterstützen, Ordnung und Struktur in deinen Alltag zu bringen, dir unter die Arme zu greifen und einiges an Arbeit abzunehmen.
3) Reduzierung aufwändiger Tätigkeiten an eine virtuellen Assistenz
Zeitraubende Verwaltungsaufgaben, organisatorische Tätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten können ganz schön Nerven und Zeit kosten und hindern dich daran, dich um die Tätigkeit zu kümmern, die deinen vollen Einsatz als Unternehmen erfordern. Es lohnt sich daher, diese zu delegieren. Auch das Erledigen privater Angelegenheiten, Buchungen und Recherchen kann eine VA für dich übernehmen.
4) Wissen und Knowhow deiner virtuellen Assistenz
Man kann nicht alles können und wissen. Profitiere von den Fähigkeiten deiner virtuellen Assistentin und lasse dich unterstützen. Jeder Mensch hat andere Schwerpunkte und Kenntnisse, deshalb scheue dich nicht, dir helfen zu lassen und von externem Fachwissen zu profitieren. Es gibt virtuelle Assistenten, die auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert ist und benötigen deshalb für diese Aufgaben meistens weniger Zeit als du selbst. Somit sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
5) Kostentransparenz mit einer virtuellen Assistenz
VA arbeiten als Selbständige und Freiberufler, das bedeutet, dass du nur die Arbeitsleistung bezahlst.
Du bestimmst, wie viele Stunden die VA in der Woche oder monatlich für dich arbeiten soll. In der Regel gibt es keine vertraglich festgelegten Arbeitsstunden. Es wird nur dann abgerechnet, wenn was tatsächlich erledigt ist. Die Zeit wird in den meisten Fällen über ein Zeiterfassungstool getrackt und die Tätigkeiten genau dokumentiert. Somit weißt du ganz genau, welche Aufgaben in welcher Zeit erledigt wurden, behältst den Überblick über die Kosten und bleibst in deinem festgelegten Budget. Alternativ können auch Paketpreise für bestimmte Aufgaben vereinbart werden. Welche Art der Zusammenarbeit du mit deiner VA wählst – du hast jederzeit die Entscheidung und die Transparenz über deine Kosten.
6) Kostenersparnis mit einer virtuellen Assistenz
Zusätzlich zu der gegebenen Kostentransparenz ist auch das Kostenersparnis für dein Unternehmen nicht von der Hand zu weisen. Da die VA Selbständige tätig ist, entfallen für dich alle weiteren Nebenkosten, wie die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung, Steuern und Urlaubsgeld.
Ein weiteres Plus ist: Du benötigst für deine virtuelle Assistentin keinen Arbeitsplatz und musst nicht in Hard- und Software investieren, da sie mit ihrer eigenen Ausstattung arbeitet. Sie arbeitet von zu Hause oder -wo auch immer gutes WLAN ist, von überall aus. Somit entfallen auch weitere Kosten für Energie, Strom, Telefon.
Außerdem solltest du bei deiner Überlegung, eine VA zu engagieren folgende Überlegung anstellen: Wie hoch ist dein Stundenlohn, wie viel ist deine Arbeit und deine Zeit wert? Wie hoch ist das Stundenhonorar deiner VA? Wenn du diese Berechnung anstellst, wirst du auf jeden Fall feststellen, dass es sich auf jeden Fall lohnt, mit einer VA zusammenzuarbeiten. Und da, wie bereits oben erwähnt, deine VA auf bestimmten Tätigkeiten spezialisiert und darin routiniert ist, wird sie für diese Aufgaben viel weniger Zeit benötigen als du – was wiederum zu einer weiteren Kostenersparnis führt!
7) Flexibilität in der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz
Ein weiterer Pluspunkt in der Zusammenarbeit mit einer VA ist die Flexibilität, sowohl zeitlich als auch örtlich. VA’s können von überall aus arbeiten, egal in welcher Zeitzone. Viele arbeiten nebenberuflich, abends, auch an den Wochenenden oder sogar im Urlaub und können sich somit die Zeit frei einteilen. Nicht selten ist deine virtuelle Assistentin da, während der Rest der Mannschaft Feierabend hat. Aufgaben werden über Nacht erledigt, sodass du von den Ergebnissen am Morgen profitierst. Eine VA kann mit ihrer Flexibilität jedenfalls eine wertvolle Ergänzung zu deinem Festangestellten-Team sein!
8) Hohe Motivation
Bei Aufzählung der Vorteile darf man auf keinen Fall einen Punkt vergessen: die hohe Motivation seitens der VA. Die virtuelle Assistentin ist als Selbständige genauso eine Unternehmerin wie du und selbst hoch motiviert, die Kunden mit ihrer Arbeit zufriedenzustellen, um beste Resultate zu liefern. Zufriedene Kunden und positive Rückmeldungen sind für die virtuelle Assistenz und für ihren Erfolg genauso essenziell, wie für das Business ihrer Klienten.
Welche Aufgaben kannst du an eine virtuelle Assistenz delegieren?
Bei dieser Überlegung mache dir zuerst klar, welche Aufgaben
- Du überhaupt nicht magst
- Zu viel Zeit in Anspruch nehmen
- Du aus Kapazitätsgründen vernachlässigt hast
- Du auslagern möchtest, weil du die Kenntnisse nicht dafür hast
Grundsätzlich gibt es für alle Bereiche geeignete virtuelle Assistenten. Eine VA kann dir alle administrativen und organisatorischen Aufgaben aus dem Backoffice abnehmen oder auch spezielle Tätigkeiten übernehmen, wie E-Commerce, Online-Marketing, Social Media Management, Video- oder Podcasterstellung, Buchhaltung, Websitestellung und Pflege. Solltest du unterschiedliche Anforderungen haben, kannst du auch mehrere VA engagieren, um die best möglichste Expertise aus den verschiedenen Bereichen zu erhalten. Auch im privaten Bereich kannst du eine VA einsetzen, z. B. für privates Kalendermanagement, Terminvereinbarungen, Interneteinkäufe, Korrespondenz mit Ämtern etc.
Wo findest du die für deine Anforderungen und dein Business geeignete VA?
Der erste und beste Weg geht immer über Empfehlung und Mundpropaganda. Frage deine Kontakte an, erkundige dich über Plattformen wie Xing und LinkedIn und frage nach Erfahrungen mit virtuellen Assistenten und nach Empfehlungen.
Es gibt auch zahlreiche Gruppen auf Facebook für virtuelle Assistenten und Auftraggeber. Dort kannst du deine Stellenausschreibung publizieren. Dein Gesuch sollte die Tätigkeitsbeschreibung, deine Anforderungen und den gewünschten Skills enthalten, um für dich die passende VA zu finden.
Du kannst diese Stellenausschreibung ebenfalls auf deine Webseite platzieren und über Social Media mit deinem Netzwerk teilen.
Fündig wirst du auch auf verschiedene Jobportalen und Plattformen für Selbständige / Freelancer, wie z. B. Fernarbeit.net, dort kannst du entweder selber dein Jobangebot veröffentlichen oder gezielt nach einer geeigneten VA suchen, in dem du nach Kategorien oder Stichwörter suchst.
FAZIT
Wenn du bis hierher gelesen hast, wirst du schon gemerkt haben: Es gibt zahlreiche gute Gründe, um eine virtuelle Assistentin zu engagieren. Denke darüber nach, was dir deine VA abnehmen und sie dein Alltag erleichtern kann. Fange mit einem kleinen Stundenpaket an und finde heraus, ob ihr zusammenpasst. Wenn du zu ihr Vertrauen und diese Art der Zusammenarbeit aufgebaut hast, kannst du weitere Aufgaben abgeben. Probiere es aus – du hast nichts zu verlieren, aber ganz schnell eine Menge Vorteile, Mehrwert und Zeit gewonnen!
Schau doch gerne auch mal in diesen Blogartikel rein: Aus dem Homeoffice geplaudert
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